Hasznos tudnivalók

Miért válasszam az Elektronikus számlázást ?

Az elektronikus számla a hagyományos
számlák gyorsabb és modernebb formája, amellyel nemcsak időt, de rengeteg pénzt
is spórolhatnak a vállalkozók. A környezetre gyakorolt hatásairól nem is
beszélve. Felmerül a kérdés, hogy valóban szükséges-e elektronikus számlázásra
váltanunk? Ha igen, miért jó ez nekem? És hogyan működik?  Erre próbálok a következőkben pár gondolatban választ
adni.

Az e-számla – Számlázóprogramok

Az e-számla egy olyan bizonylat, amely elektronikus jelek formájában tartalmazza a kiállított számla adatait. Az elektronikus számlát elektronikus úton kell kiállítani és befogadni, miközben biztosítania kell a számla hitelességét is.


Az elektronikus számla kiállításához szükségünk
van egy online számlát kiállító, hitelesítő programra. Ma már egyre több cég
foglalkozik online számlakezeléssel, ezért ne mások véleménye alapján válasszuk ki a számlázónkat. Tájékozódjunk részletesen mit nyújtanak a különböző
alkalmazások, ugyanis minden programnak
megvannak a maga erősségei, gyengeségei igy nem biztos, hogy a mi vállalkozásunkhoz
is azok a funkciók nyújtják a legjobb megoldást.
A legtöbb ilyen alkalmazás rendelkezik ingyenes vagy próbaidőszakos változattal. Érdemes őket
kipróbálni mielőtt elkötelezzük magunkat valamelyik mellett.

Hogyan kapja meg a vevő a
számlát?

A számla kiállítása pontosan
úgy történik, mint egy hagyományos számla esetében, annyi különbséggel, hogy nem kell kinyomtatni és postázni. ( Van módunk papírlapú
számlát is kiállítani. Ebben az esetben hagyományos módon kell eljárnunk )
Elektronikus
számla küldéséhez a számlabefogadó hozzájárulása is szükséges, aki ezt jelezheti
akár szóban, írásban vagy  az e-számla
elfogadásával.

A számla elektronikus formában való elküldésére nincsen jogszabályi korlátozás, de ha már így állítunk ki egy számlát, a legkézenfekvőbb, hogy e-mailben küldjük ki az ügyfélnek .

A legtöbb ilyen alkalmazást lehetőségünk
van összekötni a weboldalunkkal, így akár teljes automatizációt hozhatunk létre
az oldalunkon . Beállíthatjuk, hogy az oldal milyen vásárlások esetén állítson ki
automatikusan számlát, így a bankkártyás vásárlást követően akár perceken belül
a vásárlónknál lehet a kiállított számla.

Amennyiben nem online értékesítünk, a számlázó programból is kiküldhetjük az adott cég, vásárló e-mail címere a számlát vagy lementhetjük és elküldhetjük extra PDF csatolmányként egy levél mellé.

Biztonság –
digitális aláírás.

Amikor egy elektronikus számla PDF formátumban kiállításra kerül, sajnos önmagában nem garantálja a számla sértetlenségét.
Könnyedén módosíthatja bárki, aki ismeri ennek a felületnek a lehetőségeit, veszélyeztetve ezzel az elektronikus számla hitelességét.

Ezért
a számlázó programok egy összetett hitelesítési folyamatot használnak, amivel
garantálni tudják a számlák eredetiségét. Ezt nevezzük digitális
aláírásnak.

A  digitális aláírásnak köszönhetően, ha a számlán bármilyen változtatás történik, az aláírás már nem rendelhető hozzá, így elveszíti hitelességét. Ezen felül a legtöbb program ellátja  egy úgynevezett időbélyeggel is.
Az időbélyeg feladata, hogy a számla létrehozásának pontos időpontját igazolja. Így összeségében látható, hogy a számlát ki, kinek és mikor állította ki. Ez azonban ma már nem kötelező . Az elektronikus számlázásra vonatkozó jogszabály után a digitális archiválásra vonatkozó jogszabály is módosult 2018. július 1-jén, és ez ma már nem írja elő az időbélyegző kötelező használatát.



Bonyolultnak
hangzik ? Szerencsére nem az.

Bár a digitális aláírás és az időbélyeg miatt az e-számlázás bonyolultnak hangzik, valójában egyáltalán nem az. Ezeket ugyanis a számlázó programot üzemeltető cég intézi, a felhasználónak csupán annyi a dolga, hogy a NAV által elfogadott e-számla kiállítására alkalmas számlázó programot választ és azon állítja ki a számlát.
A legtöbb ilyen alkalmazásnál létrehozhatunk a könyvelőnk számára is hozzáférést a fiókhoz, így ezzel sem kell több időt töltenünk . Ezen felül felvihetünk termékeket és szolgáltatásokat a programba, így a későbbiekben már csak pár kattintást kell elvégeznünk a számla kiállításához.


Ezek a megoldások  nagyon sok esetben megkönnyíthetik a munkánkat és rengeteg időt takaríthatunk meg magunknak és a vállalkozásunknak.

Összegezve:

A mai digitális világban nagy segítséget nyújthat vállalkozásunknak egy ilyen program bevezetése. Természetesen érdemes átgondolni, hogy vállalkozásunknak szüksége lehet-e ilyen fejlesztésre ,de amennyiben online is végzünk kereskedelmi tevékenységet véleményem szerint szinte elengedhetetlen, hogy átláthatóbban és hatékonyabban működjön a számlázásunk.

Amennyiben szükséged van segítségre akár ezzel vagy bármilyen informatikai megoldással kapcsolatban, keress fel E-mailben info@webcompass.hu vagy a +3670 673 0688 -as telefonszámon.

Külsős szakmai kapcsolatainkkal a tökéletes végeredmény érdekében könnyedén együtt tudunk dolgozni bármilyen projekten.



Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük